Método GTD: conheça e organize-se

Matéria divulgada no Blog do Elo7, no dia 8 de junho de 2016. 

Falar de ferramentas de produtividade dá assunto! São várias, aliás, o que mais se discute hoje em dia é sobre produtividade, qualidade de vida, tempo… Inclusive a frase “tempo é dinheiro” poderia ser reescrita, hoje em dia, “tempo é felicidade!”.

Se você tem dificuldade em gerenciar suas tarefas, seus projetos, seu dia a dia,  talvez se sinta pressionado a usar alguma ferramenta ou aplicativo, só que às vezes você acha o processo difícil por causa do volume de dados para cadastrar e controlar, acaba desistindo e volta para suas eternas listas ou checklists que parecem não funcionar .

Minha sugestão é não se prender de imediato a um aplicativo, mas, ao método.

Conheça o Método GTD

O método GTD conhecido como Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer) criado por David Allen está praticamente consagrado, só que como ele sempre é associado a aplicativos como Evernote, Wunderlist, Toodledo e por aí vai, fica a impressão de que é algo complicado, mas não é! O método em si se baseia em regras simples de serem incorporadas na rotina diária divididas em cinco etapas:

1. Coleta de tarefas que necessitam da sua atenção
2. Processamento daquilo que elas significam e o que você precisa para realizá-las
3. Organização dos resultados
4. Revisão das opções de como…
5. …Fazer determinada coisa

Método GTD: aplicando na prática

Acho que o mais bacana do Método GTD é pegar sua essência e aos poucos incorporar na sua rotina, então, vamos ver algumas dicas pra você conseguir fazer isso:

• A base do GTD é esvaziar a mente , ou seja, todas as suas coisas (tarefas, recursos, ideias, compromissos, projetos, recados, etc.) estariam em uma única caixa de entrada. Você pode usar como caixa de entrada um caderno, uma planilha em Excel e até um espaço físico colocando coisas lá, pode também usar um aplicativo , mas, eu prefiro nesta matéria me prender a exemplos viáveis e simples.

Como o conceito é esvaziar sua mente você teria que relacionar tudo o que chama atenção na sua vida, mas considero arriscado colocar todas as coisas da sua vida de uma só vez nesta caixa de entrada. Acostume-se primeiro com o método. Passe para este caderno, planilha ou espaço um ou dois assuntos da sua vida que estão chamando sua atenção, ocupando sua mente, por exemplo,  um projeto do trabalho e a manutenção de algum espaço da sua casa.

• Comece a processar o que precisa fazer para realizar estes assuntos , o primeiro passo é pensar : “tem uma ação para isso?” caso não tenha você terá a opção de eliminar, incubar ou arquivar.
  Se houver uma ação a ideia é direcionar para um sistema de sua confiança, é neste momento que as pessoas se perdem ou acham que o método é complicado! Um sistema de sua confiança pode ser sua agenda (física ou digital), o bloco de notas do seu celular, depois de um tempo testando o método você pode passar a usar um aplicativo. Outro direcionamento são ações que serão delegadas para outras pessoas.
• O método sugere que ações que vão durar menos de dois minutos devem ser feitas imediatamente, no meu caso prefiro trabalhar com um tempo um pouco maior, ou seja, tarefas que me tomam menos de 10 minutos eu faço de imediato porque acho que toma mais tempo relacionar tarefas para fazer mais tarde do que fazê-las na hora.
• Outra dica é ser mais criterioso no segundo passo do método GTD e processar a informação de forma correta para não misturar projetos que precisam de vários passos com tarefas mais simples. O resultado disso pode ser a desmotivação em usar o método porque a tarefa ficará sempre pendente. Nos projetos mais longos concentre-se no próximo passo, um de cada vez.

O método tem cinco passos mas, vou te dizer uma coisa, só o fato de fazer o primeiro passo (coleta ou captura) esvaziando sua mente já vai te ajudar a tomar decisões. Tudo o que está guardado na sua mente sem ação ou decisão te causa inércia, te perturba e estressa. Que tal testar o método GTD?

A nova versão do livro de David Allen foi publicada em 2015, leia e abra sua mente para o método.

Fonte: http://blog.elo7.com.br/casa/metodo-gtd-organizacao.html